O que foi bom, o que foi ruim e o que pode melhorar?

Umas das cerimônias mais importantes do framework Scrum é a Retrospectiva. É nela em que o time poderá rever onde errou e acertou, sugerir melhorias com um plano de ação.

Quando ela ocorre?

Deverá sempre ser realizada no final da Review  e antes da Planning, ou seja, no final da Sprint.

Qual o tempo?

Em 3 horas para uma Sprint de 1 mês, ou seja, se você tem uma Sprint de 1 semana +- 1h e 30 minutos. É preciso ter um tempo sempre firmado com a equipe para que a reunião seja objetiva e não perca seu foco.

Qual o propósito?

Segundo o Scrum Guide, o propósito da Retrospectiva da Sprint é:

• Inspecionar como a última Sprint foi em relação às pessoas, aos relacionamentos, aos processos e às ferramentas;
• Identificar e ordenar os principais itens que foram bem e as potenciais melhorias; e,
• Criar um plano para implementar melhorias no modo que o Time Scrum faz seu trabalho;

Agora vamos lá. Sua Sprint foi finalizada, então reúna seu time de preferência em uma sala e que possua um quadro ou flipchart, mesa e cadeiras.

Dica: nunca fazer a reunião após o almoço. Vai ser mais difícil obter a atenção de todos. Dê preferência para 10h ou 15hs.

No quadro, o Scrum Master deverá traçar uma matriz de 4 quadrantes, no primeiro terá um desenho de uma carinha feliz :), no segundo uma carinha triste ;(, no terceiro uma lampada e no quarto um troféu. Ideia original (Learning Matrix)

Obs: Existem várias técnicas para facilitar uma retrospectiva, estamos usando apenas um exemplo.

Agora com o desenho feito, explique para seu time cada quadrante. No primeiro (pontos positivos), no segundo (pontos negativos), no terceiro (ideias) e no quarto (premiações).

Vamos para o preenchimento do quadro. Utilizando-se de post-it e canetas coloridas, distribua para os membros da equipe.

Dica: procure trabalhar com as cores, use verde para os pontos positivos, vermelho para os negativos, amarelo para ideias e azul para premiações.

Diga para o time ir escrevendo ou até mesmo desenhando nos post-it como foi a Sprint. Alguém deve peguntar! Mas o que eu coloco em premiações? Então você responde que deve ser as pessoas que se destacaram no decorrer da Sprint, devem escrever um pequeno fato ou acontecimento que a pessoa ajudou ou se superou em uma tarefa, bem como foi proativo com os membros da equipe.

Conforme as pessoas forem preenchendo, você vai organizando no quadro, se houver post-its com conteúdos parecidos, não se preocupe, adicione no quadro mesmo assim.

Dica: Provoque o time a escrever, pode ocorrer de ter mais pessoas que dirão que não tem nada para escrever ou que o fulano escreve por ela.

Após o quadro preenchido, você deverá provocar uma discussão em cada quadrante e em cada post-it. Comece pelos pontos negativos, pois depois virão as coisas boas e não irá desanimar a equipe. Leia cada post-it e pergunte para quem escreveu se quer falar algo ou alguém queira complementar. Se houver conteúdos parecidos, sobreponha os post-its, isso dará uma visão de força ou importância do mesmo.

Dica: procure registrar os comentários de cada post-it, use papel e caneta.

Após analisar os pontos negativos, vá para os pontos positivos. Nesse momento o time irá começar a “respirar mais” e os sorrisos começaram a aparecer. Siga a mesma dinâmica para este quadrante.

Após analisar os pontos positivos, vá para as ideias. Agora o time poderá dar ideias de melhorias para a próxima Sprint. Isso só irá reforçar a melhoria contínua do time. Siga a mesma dinâmica para este quadrante.

E finalizando, após analisar as ideias, você irá para as premiações.  Um momento que quase não é dado a devida importância no decorrer do processo, é a premiação ou saudoso parabéns à quem devidamente merece. No dia-a-dia acabamos não fazendo essa parabenização.  Vamos ter agora nesse momento a escolha de uma pessoa que se destacou no time e esse destaque será junto com o time e não individual. A cada Sprint poderemos ter uma “disputa saudável” para quem irá obter esse destaque e quem ganha é o time.

Dica: procure não oferecer premiações materiais. As palavras de reconhecimento do time são muito mais valiosas.

Após o término da discussão de cada quadrante, a retrospectiva estará finalizada. É importante agora realizar um plano de ação para a próxima Sprint, deve-se utilizar as ideias postas pela equipe.

Dica: adicione as ideias no quadro da Sprint em um local de destaque, para sempre ser lembrada de colocada em prática.

As anotações feitas de cada post-it deverão ser adicionadas em um resumão da retrospectiva e o mesmo deverá ser enviado por e-mail à todos os envolvidos no projeto, inclusive gerentes. Isso dará transparência do real cenário de desenvolvimento e será certo que os problemas nele exposto terão suas soluções ou pelo menos ficará evidenciado que em algum momento houve aquele problema e precisou de uma atenção.

Bom, é isso pessoal. Espero que  tenham curtido o post. Quem tiver mais interesse em técnicas de retrospectiva, recomendo ler o livro do Paulo Caroli (FunRetrospectives) bem como acessar o site: http://www.funretrospectives.com/ 

Outros posts:

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